Khi có cả tài khoản AI do công ty cấp và tài khoản cá nhân, cách gọn nhất là để mỗi tài khoản sống trong một không gian riêng, như hai hồ sơ trình duyệt khác nhau hoặc hai ứng dụng khác nhau, sao cho chỉ cần liếc là biết mình đang ở tài khoản nào. Việc của công ty làm bằng tài khoản công ty, việc riêng làm bằng tài khoản riêng. Tách từ đầu thì không dán nhầm tài liệu cơ quan vào tài khoản cá nhân, và khi nghỉ việc cũng không phải đau đầu chuyện mang theo gì.
Bài này dành cho nhân viên văn phòng đang có hai tài khoản trên cùng một máy, hoặc sắp được công ty cấp tài khoản AI. Bài nói cách thiết lập để không lẫn, những việc nên và không nên làm bằng từng loại tài khoản, và những gì cần chuẩn bị khi chuyển việc. Quy định cụ thể của mỗi công ty khác nhau; khi có quy định nội bộ, quy định đó được ưu tiên hơn mọi gợi ý trong bài.
Hai loại tài khoản khác nhau ở những điểm nào
Trước khi tách, nên hiểu vì sao phải tách. Bảng dưới là xu hướng chung; tài khoản cụ thể của công ty bạn có thể được thiết lập khác.
| Điểm so sánh | Tài khoản do công ty cấp | Tài khoản cá nhân |
|---|---|---|
| Ai sở hữu dữ liệu | Thường là công ty | Bạn, theo điều khoản của dịch vụ |
| Ai có thể xem lịch sử | Quản trị viên có thể có quyền xem hoặc xuất, tuỳ thiết lập | Chỉ bạn, ngoài các trường hợp chính sách của hãng nêu |
| Dùng để huấn luyện mô hình | Thường được cam kết không dùng theo mặc định | Tuỳ cài đặt, nhiều nơi phải tự tắt |
| Khi nghỉ việc | Bị thu hồi, bạn mất quyền truy cập | Vẫn còn nguyên |
| Tính năng, hạn mức | Do công ty chọn gói và có thể khoá bớt tính năng | Theo gói bạn dùng |
Hai dòng đầu là lý do quan trọng nhất. Chuyện riêng kể trong tài khoản công ty có thể được người quản trị nhìn thấy; tài liệu công ty dán vào tài khoản cá nhân thì nằm ngoài sự kiểm soát của công ty và có thể vi phạm quy định bảo mật nội bộ.
Thiết lập để không bao giờ lẫn
Thiết lập một lần, dùng lâu dài. Các bước dưới đây áp dụng cho máy tính, nơi người ta hay lẫn nhất:
- Tạo hai hồ sơ riêng trong trình duyệt, một cho công việc, một cho cá nhân. Mỗi hồ sơ có lịch sử, mật khẩu đã lưu và phiên đăng nhập riêng.
- Đặt màu giao diện và ảnh đại diện khác hẳn nhau cho hai hồ sơ, ví dụ hồ sơ công việc màu xanh, hồ sơ cá nhân màu cam. Liếc thanh trên cùng là biết đang ở đâu.
- Đăng nhập tài khoản AI công ty chỉ trong hồ sơ công việc, tài khoản AI cá nhân chỉ trong hồ sơ cá nhân. Không đăng nhập chéo.
- Nếu dùng ứng dụng máy tính hoặc điện thoại của chatbot, cân nhắc chỉ cài cho một loại tài khoản, loại còn lại dùng trên trình duyệt. Như vậy biểu tượng ứng dụng tự nhắc bạn đó là tài khoản nào.
- Đổi ảnh đại diện trong chính tài khoản AI cho dễ phân biệt, và nếu có phần hướng dẫn cá nhân hoá, viết câu mở đầu khác nhau, ví dụ "đây là tài khoản công việc tại phòng kế toán".
- Trên điện thoại cá nhân, nếu công ty cho phép cài tài khoản công việc, dùng chế độ hồ sơ công việc của hệ điều hành nếu có, để ứng dụng công ty nằm riêng.
Sau khi thiết lập, tập một thói quen nhỏ: trước khi dán bất cứ thứ gì vào ô chat, liếc màu hồ sơ và ảnh đại diện một giây. Một giây đó chặn được gần hết những lần dán nhầm.
Việc nào làm bằng tài khoản nào
Tài liệu, số liệu, thư từ của công ty: tài khoản công ty. Kể cả việc nhỏ như sửa câu chữ một bức thư gửi khách, tóm tắt biên bản họp, đọc một hợp đồng mẫu. Nếu công ty chưa cấp tài khoản, làm theo quy định nội bộ, và nếu không có quy định thì che tên người, tên công ty, số liệu trước khi dùng tài khoản cá nhân.
Chuyện riêng: tài khoản cá nhân. Lên thực đơn cho gia đình, viết lời chúc, hỏi về sức khoẻ, chuyện tiền bạc riêng, học thêm một kỹ năng không liên quan công việc. Đừng dùng tài khoản công ty cho những việc này, vì lịch sử có thể bị người quản trị xem và sẽ mất khi bạn nghỉ việc.
Học kỹ năng cho nghề: tuỳ, nhưng nghiêng về cá nhân. Luyện viết tiếng Anh thương mại, học dùng bảng tính, ôn kiến thức chuyên ngành là thứ bạn mang theo suốt đời. Làm bằng tài khoản cá nhân thì lịch sử còn lại khi chuyển việc, miễn là không dán tài liệu của công ty vào.
Mẫu câu lệnh hay: lưu ra ngoài. Những câu lệnh bạn tự nghĩ ra và dùng tốt, như cách yêu cầu tóm tắt cuộc họp theo năm mục, là kỹ năng của bạn. Lưu chúng ở ghi chú cá nhân dưới dạng chung, không kèm dữ liệu công ty, để dùng được ở bất cứ đâu.
Thông tin khách hàng: không bao giờ sang tài khoản cá nhân. Đây là ranh giới cứng. Danh sách khách, hồ sơ khách, tin nhắn của khách thuộc trách nhiệm bảo mật của công ty, đưa vào tài khoản cá nhân là đưa ra khỏi vùng công ty kiểm soát được.
Công ty chưa cấp tài khoản AI: dùng tài khoản riêng cho việc chung thế nào
Ở nhiều công ty nhỏ, chưa ai cấp tài khoản AI và cũng chưa có quy định gì, nhưng nhân viên vẫn cần dùng để làm việc cho nhanh. Trong hoàn cảnh đó, cách an toàn là coi tài khoản cá nhân như một công cụ bên ngoài: chỉ đưa vào những gì bạn sẵn sàng để người ngoài công ty đọc được. Thư từ đã thay tên, mẫu văn bản chung, câu hỏi kiến thức, bản nháp không có số liệu thật là những thứ hợp lý.
Trước khi dùng, mở cài đặt dữ liệu của tài khoản cá nhân, đọc xem nội dung có được dùng để cải thiện mô hình không và chọn theo hướng thận trọng. Tạo riêng một dự án hoặc nhóm cuộc trò chuyện cho việc công ty, đặt tên rõ, để khi cần dọn hay khi nghỉ việc thì biết ngay phải xoá những gì. Không bật các kết nối cho chatbot đọc hộp thư hay kho tài liệu của công ty bằng tài khoản cá nhân.
Song song, nên nói chuyện với quản lý: bạn đang dùng AI cho những việc gì, dùng tài khoản nào, đã che dữ liệu ra sao. Việc này vừa bảo vệ bạn khi có sự cố, vừa là gợi ý để công ty cân nhắc cấp tài khoản chung và ban hành quy định. Cách làm tạm thời này không thay được tài khoản tổ chức, chỉ giúp bạn đi qua giai đoạn chưa có gì mà không gây rủi ro cho công ty.
Lỡ dán nhầm thì làm gì
Dù cẩn thận, thỉnh thoảng vẫn có lúc dán nhầm. Xử lý càng sớm càng tốt:
- Dán tài liệu công ty vào tài khoản cá nhân: xoá cuộc trò chuyện đó ngay, kiểm xem nó có được chia sẻ bằng liên kết không, kiểm phần bộ nhớ xem có ghi lại chi tiết nào không.
- Nếu tài liệu có thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh hay dữ liệu cá nhân của người khác, báo cho người phụ trách bảo mật hoặc quản lý trực tiếp theo quy định công ty. Báo sớm luôn tốt hơn để người khác phát hiện.
- Kể chuyện riêng trong tài khoản công ty: xoá cuộc trò chuyện nếu được phép, và nhớ rằng quản trị viên có thể đã có bản lưu theo chính sách của tổ chức.
- Dùng nhầm tài khoản công ty để tạo nội dung không liên quan công việc: không phải chuyện lớn nếu nội dung bình thường, nhưng tránh lặp lại vì có công ty theo dõi mức dùng theo người.
- Sau mỗi lần nhầm, xem lại khâu thiết lập: hai hồ sơ đã đủ khác nhau chưa, có đang đăng nhập chéo ở đâu không.
Đừng cố giấu một lần dán nhầm có dính dữ liệu khách hàng. Với nhiều công ty, việc chậm báo còn nghiêm trọng hơn chính lỗi dán nhầm.
Khi nghỉ việc hoặc chuyển công ty
Tài khoản công ty sẽ bị thu hồi, thường ngay ngày cuối. Chuẩn bị trước vài tuần:
- Bàn giao: những cuộc trò chuyện, trợ lý tự tạo hay dự án trong tài khoản công ty phục vụ việc chung thì bàn giao lại cho người kế nhiệm theo hướng dẫn của quản trị viên.
- Không tự tải toàn bộ lịch sử tài khoản công ty mang về, trừ khi được cho phép bằng văn bản.
- Chép những mẫu câu lệnh dạng chung, không chứa dữ liệu công ty, sang ghi chú cá nhân.
- Rà tài khoản cá nhân: nếu trước đây lỡ để tài liệu công ty trong đó, xoá đi.
- Kiểm điện thoại riêng: gỡ ứng dụng hoặc hồ sơ công việc theo hướng dẫn của công ty, đăng xuất tài khoản công ty khỏi trình duyệt cá nhân nếu có.
Làm đúng những bước này, bạn rời đi nhẹ nhàng: công ty giữ được dữ liệu của mình, bạn giữ được kỹ năng của mình, không ai phải nghi ngờ ai.
Khi nào cần kiểm lại
Quy định dùng AI ở các công ty đang thay đổi nhanh. Khi công ty ban hành hoặc sửa quy định, đọc lại xem công cụ nào được phép, dữ liệu nào được đưa vào, có được dùng tài khoản cá nhân cho việc công ty không. Nếu không rõ, hỏi trực tiếp người phụ trách thay vì đoán theo thói quen của đồng nghiệp.
Kiểm lại phần cài đặt dữ liệu của tài khoản cá nhân sau mỗi lần ứng dụng cập nhật lớn, vì đó là tài khoản không có ai quản trị thay bạn. Với tài khoản công ty, bạn không cần tự chỉnh nhiều, nhưng nên biết dữ liệu được giữ bao lâu và ai xem được, để quyết định kể gì và không kể gì.
Nếu công ty không cấp tài khoản và cũng chưa có quy định, đó là dấu hiệu nên chủ động hỏi quản lý trước khi dùng AI cho việc có dữ liệu thật. Các trang chuyên về văn phòng và bảo mật doanh nghiệp có hướng dẫn soạn quy định cho công ty; ở đây chỉ bàn phía người dùng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng tài khoản AI cá nhân cho việc công ty không?
Chỉ khi quy định công ty cho phép, và kể cả khi được phép thì nên che tên người, tên công ty, số liệu thật trước khi dán. Tốt nhất là đề nghị công ty cấp tài khoản, vì tài khoản tổ chức thường có cam kết bảo vệ dữ liệu rõ hơn.
Quản trị viên công ty có đọc được lịch sử trò chuyện của mình không?
Tuỳ cách công ty thiết lập. Với nhiều loại tài khoản tổ chức, quản trị viên có công cụ xem hoặc xuất dữ liệu khi cần. Vì vậy nên coi tài khoản công ty như hộp thư công việc: không kể chuyện riêng trong đó.
Làm sao biết mình đang ở tài khoản công ty hay cá nhân?
Thiết lập hai hồ sơ trình duyệt với màu và ảnh đại diện khác hẳn nhau, mỗi hồ sơ chỉ đăng nhập một loại tài khoản. Trước khi dán gì, liếc màu hồ sơ và ảnh đại diện ở góc màn hình một giây.
Nghỉ việc có mang theo được lịch sử trong tài khoản AI công ty không?
Thường là không, vì dữ liệu đó thuộc về công ty và tài khoản bị thu hồi khi bạn nghỉ. Thứ bạn mang theo được là kỹ năng và mẫu câu lệnh dạng chung không chứa dữ liệu công ty. Muốn mang thêm gì, hỏi quản lý.
Lỡ dán tài liệu công ty vào tài khoản cá nhân thì có cần báo không?
Nếu tài liệu có thông tin khách hàng, bí mật kinh doanh hay dữ liệu cá nhân của người khác thì nên báo theo quy định công ty, sau khi đã xoá cuộc trò chuyện. Báo sớm giúp công ty đánh giá và xử lý kịp, và thường được nhìn nhận tốt hơn giấu đi.
Học kỹ năng nghề bằng AI nên dùng tài khoản nào?
Nên dùng tài khoản cá nhân để lịch sử còn lại khi bạn chuyển việc, với điều kiện không dán tài liệu hay số liệu của công ty vào. Dùng ví dụ giả định hoặc tài liệu công khai khi luyện tập là an toàn nhất.