Nhiều chatbot AI có chức năng xuất dữ liệu trong phần cài đặt: bạn gửi yêu cầu, dịch vụ đóng gói lịch sử trò chuyện cùng thông tin tài khoản thành một tệp nén và gửi đường tải về qua thư điện tử hoặc ngay trong ứng dụng. Tệp này hữu ích khi bạn muốn giữ bản sao trước khi xoá lịch sử hay xoá tài khoản, muốn tìm lại một câu trả lời cũ trên máy mình, hoặc muốn mang những gì đã làm sang dịch vụ khác.
Bài này nói cách gửi yêu cầu xuất, tệp tải về thường có gì, đọc nó ra sao khi không rành kỹ thuật, cất giữ thế nào cho an toàn và những gì mang sang được dịch vụ khác. Không phải dịch vụ nào cũng có chức năng xuất, và nội dung tệp thay đổi theo hãng, nên bạn đối chiếu với trang trợ giúp chính thức của dịch vụ mình dùng.
Khi nào nên tải dữ liệu về
Dịp rõ nhất là trước khi xoá tài khoản hoặc xoá tất cả lịch sử. Sau khi xoá, phần lớn dịch vụ không cho khôi phục, nên bản tải về là thứ duy nhất còn lại. Dịp thứ hai là khi bạn đã dùng chatbot nhiều tháng cho một việc kéo dài, như viết luận văn, chuẩn bị mở quán, học một ngoại ngữ, và muốn giữ toàn bộ quá trình ở nơi mình kiểm soát.
Dịp thứ ba là khi chuyển việc. Nếu bạn từng dùng tài khoản cá nhân cho việc riêng, tải về để lưu là chuyện của bạn. Nhưng nếu là tài khoản do cơ quan cấp, dữ liệu trong đó thường thuộc về cơ quan; tải về mang theo khi nghỉ việc có thể vi phạm quy định nội bộ. Hỏi bộ phận quản trị trước.
Dịp thứ tư là để tự xem dịch vụ đang lưu gì về mình. Mở tệp tải về, nhiều người mới thấy lịch sử dài đến đâu, bộ nhớ đã ghi những gì, có những cuộc trò chuyện từ rất lâu mình đã quên. Đây là cách tốt để quyết định nên xoá bớt gì và điều chỉnh cài đặt dữ liệu ra sao.
Cuối cùng, xuất dữ liệu định kỳ, ví dụ mỗi quý một lần, là một cách sao lưu đơn giản. Tài khoản có thể bị khoá nhầm, dịch vụ có thể ngừng hoạt động hay đổi chính sách. Nếu chatbot đã trở thành công cụ làm việc hằng ngày, có bản sao trong tay giúp bạn không phụ thuộc hoàn toàn vào một nhà cung cấp.
Gửi yêu cầu xuất dữ liệu
Các bước chung cho phần lớn dịch vụ có chức năng này:
- Đăng nhập trên trình duyệt máy tính, đúng tài khoản cần xuất. Làm trên máy tính dễ hơn vì phải tải và giải nén tệp.
- Mở phần cài đặt, tìm mục dữ liệu, kiểm soát dữ liệu hoặc quyền riêng tư, rồi tìm nút xuất hoặc tải dữ liệu. Với trợ lý gắn trong tài khoản lớn như tài khoản Google, việc xuất có thể nằm trong công cụ tải dữ liệu chung của tài khoản đó, chọn riêng phần hoạt động của trợ lý.
- Xác nhận yêu cầu. Dịch vụ có thể cần vài phút đến vài ngày để đóng gói, tuỳ lượng dữ liệu.
- Chờ thư thông báo hoặc thông báo trong ứng dụng. Đường tải về thường chỉ dùng được trong một thời gian giới hạn, nên tải sớm.
- Tải tệp nén về máy, giải nén, mở thử vài cuộc trò chuyện để chắc dữ liệu đầy đủ.
- Xoá thư chứa đường tải về khỏi hộp thư sau khi đã tải xong, để người khác vào hộp thư không tải được.
Nếu chờ mãi không thấy thư, kiểm hộp thư rác và các thư mục phân loại. Hãy cảnh giác với thư mạo danh: chỉ bấm đường tải về khi chính bạn vừa gửi yêu cầu, và tốt nhất là mở từ trong ứng dụng hoặc trang chính thức nếu dịch vụ có hiện đường tải ở đó.
Tệp tải về thường có gì và đọc thế nào
Mỗi dịch vụ đóng gói một kiểu, nhưng các thành phần dưới đây hay gặp. Bạn không cần biết lập trình để đọc phần lớn chúng.
| Thành phần | Dạng tệp hay gặp | Cách đọc với người không rành kỹ thuật |
|---|---|---|
| Lịch sử trò chuyện dạng trang xem | Tệp trang web mở bằng trình duyệt | Bấm đúp, trình duyệt mở ra, dùng chức năng tìm chữ để tìm |
| Lịch sử trò chuyện dạng dữ liệu | Tệp dữ liệu có cấu trúc | Mở được bằng trình soạn thảo, nhưng khó đọc; dùng bản trang xem nếu có |
| Thông tin tài khoản | Tệp dữ liệu nhỏ | Xem để biết địa chỉ thư, ngày tạo, gói đang dùng |
| Ảnh và tệp đã tải lên hoặc AI tạo ra | Thư mục ảnh, tệp đính kèm | Mở bằng ứng dụng xem ảnh, xem tệp thông thường |
| Phản hồi, bộ nhớ, cài đặt | Tệp dữ liệu nhỏ | Đọc để biết dịch vụ đã ghi gì về bạn |
Nếu bản trang xem quá dài, trình duyệt có thể chậm khi mở. Khi đó dùng chức năng tìm chữ với một từ đặc biệt bạn nhớ trong cuộc cần tìm. Đừng dán cả tệp lịch sử vào một chatbot khác để nhờ tìm, vì làm vậy là chuyển toàn bộ dữ liệu riêng của bạn sang một dịch vụ thứ hai.
Cất giữ tệp dữ liệu cho an toàn
Tệp tải về chứa toàn bộ những gì bạn đã kể với AI, nên cần được cất giữ cẩn thận như một cuốn nhật ký:
- Lưu vào máy cá nhân hoặc ổ cứng rời của bạn, không để trên máy tính cơ quan hay máy dùng chung.
- Nếu lưu lên dịch vụ lưu trữ đám mây, đặt vào thư mục không chia sẻ với ai, và tài khoản đó phải có xác thực hai lớp.
- Cân nhắc nén lại có đặt mật khẩu nếu công cụ nén của bạn hỗ trợ, và ghi nhớ mật khẩu ở nơi an toàn.
- Xoá bản trong thư mục tải xuống sau khi đã chuyển sang nơi cất.
- Không gửi tệp qua ứng dụng nhắn tin cho người khác "xem giúp", kể cả người thân.
- Đặt lịch rà lại sau một năm: phần nào không còn cần thì xoá, đừng giữ mãi một kho dữ liệu riêng tư không dùng tới.
Nếu bạn là người duy nhất trong nhà rành công nghệ và giúp bố mẹ tải dữ liệu, nên để tệp nằm trên máy của chính bố mẹ hoặc ổ rời giao cho họ, không giữ trên máy mình.
Dùng tệp tải về để rà lại những gì mình đã kể với AI
Ít ai đọc lại lịch sử trò chuyện của mình từ đầu, nhưng tệp xuất dữ liệu cho bạn cơ hội làm việc đó trong một buổi. Mở bản trang xem, dùng chức năng tìm chữ với những từ nhạy cảm như tên con, tên cơ quan, số tài khoản, mật khẩu, địa chỉ, bệnh, lương. Mỗi chỗ tìm thấy là một chỗ bạn đã từng đưa thông tin riêng cho dịch vụ.
Với những cuộc có thông tin không nên để lại, quay về tài khoản và xoá chúng. Nếu thấy mình hay kể một loại chuyện nào đó, ví dụ chuyện sức khoẻ, cân nhắc dùng chế độ trò chuyện tạm thời cho loại câu hỏi đó về sau. Nếu thấy trong phần bộ nhớ có những dòng ghi về bạn mà bạn không muốn, xoá chúng trong mục quản lý bộ nhớ.
Nếu phát hiện từng dán mật khẩu, mã khôi phục hay số thẻ vào chatbot, đổi ngay những thứ đó, vì xoá cuộc trò chuyện không làm chúng an toàn trở lại. Còn nếu từng dán tài liệu của cơ quan bằng tài khoản cá nhân, báo cho người phụ trách để họ đánh giá. Buổi rà soát này có vẻ mất công, nhưng nó giúp bạn thấy rõ thói quen của mình hơn mọi lời khuyên chung chung.
Mang được gì sang dịch vụ khác
Lịch sử trò chuyện thường không nhập thẳng được. Hiện nay phần lớn chatbot không có chức năng nhập lịch sử từ dịch vụ khác để tiếp tục trò chuyện như cũ. Tệp tải về chủ yếu để bạn lưu và tra cứu.
Mang theo phần hướng dẫn cá nhân hoá. Thứ đáng mang nhất là đoạn bạn từng viết để dặn AI về cách trả lời: bạn làm nghề gì, muốn trả lời ngắn hay dài, xưng hô thế nào. Chép đoạn đó sang phần tương ứng của dịch vụ mới là có ngay một trợ lý quen nết.
Mang theo các câu lệnh dùng tốt. Lục lịch sử tìm những câu lệnh cho kết quả ưng ý, như mẫu viết thư, mẫu tóm tắt cuộc họp, gom lại thành một tài liệu riêng. Đây là vốn liếng dùng được với bất kỳ chatbot nào, chỉ cần chỉnh vài chữ.
Mang bối cảnh của dự án đang dở bằng bản tóm tắt. Với việc đang làm dở, nhờ chatbot cũ tóm tắt các điểm đã thống nhất trước khi rời đi, kiểm lại bản tóm tắt, rồi dán vào cuộc trò chuyện đầu tiên ở dịch vụ mới. Nhớ che thông tin riêng trước khi dán.
Không mang dữ liệu thừa. Đừng tải cả tệp lịch sử lên dịch vụ mới chỉ để nó "hiểu bạn". Bạn sẽ đưa toàn bộ chuyện riêng sang thêm một nhà cung cấp mà chẳng được lợi bao nhiêu.
Khi nào cần kiểm lại
Chức năng xuất dữ liệu và nội dung tệp thay đổi theo thời gian: có dịch vụ trước không có nay đã thêm, có dịch vụ đổi định dạng hoặc thêm thành phần mới. Trước khi xoá tài khoản, đừng dựa vào trí nhớ về lần xuất trước; xuất lại một lần mới, mở ra kiểm đủ rồi mới xoá.
Nếu tệp tải về thiếu thứ bạn cần, ví dụ không có ảnh đã tải lên hoặc không có cuộc trò chuyện trong một dự án, đọc trang trợ giúp xem dịch vụ có ghi rõ phạm vi xuất không, và liên hệ hỗ trợ chính thức nếu cần. Cuộc trò chuyện tạm thời và cuộc đã xoá thường không có trong tệp.
Với tài khoản cơ quan, chức năng xuất có thể bị quản trị viên tắt, hoặc việc xuất phải do quản trị viên làm. Đó là thiết kế bình thường để bảo vệ dữ liệu của tổ chức, không phải lỗi. Còn quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân theo pháp luật là câu hỏi pháp lý, bạn tìm đến nguồn chuyên về luật dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Chatbot nào cũng có chức năng tải dữ liệu về không?
Không phải dịch vụ nào cũng có, và cách làm khác nhau. Nhiều chatbot phổ biến có nút xuất trong phần cài đặt dữ liệu; trợ lý gắn trong tài khoản lớn thì có khi phải dùng công cụ tải dữ liệu chung của tài khoản đó. Kiểm trang trợ giúp chính thức.
Gửi yêu cầu xuất dữ liệu rồi bao lâu thì nhận được?
Tuỳ dịch vụ và lượng dữ liệu, có khi vài phút, có khi lâu hơn. Đường tải về thường chỉ dùng được trong thời gian giới hạn, nên khi nhận thư hãy tải sớm. Nếu không thấy thư, kiểm hộp thư rác và các thư mục phân loại.
Tệp tải về có những cuộc trò chuyện đã xoá không?
Thường là không. Tệp xuất chứa dữ liệu đang còn trong tài khoản tại thời điểm yêu cầu. Cuộc đã xoá và cuộc trong chế độ tạm thời thường không có. Vì vậy muốn giữ thì phải xuất trước khi xoá.
Có nhập lịch sử trò chuyện cũ vào chatbot mới được không?
Phần lớn chatbot hiện không có chức năng nhập lịch sử từ dịch vụ khác. Cách thực tế là mang theo phần hướng dẫn cá nhân hoá, các câu lệnh dùng tốt và bản tóm tắt của dự án đang dở, rồi dán vào dịch vụ mới sau khi đã che thông tin riêng.
Có nên nhờ chatbot khác đọc tệp lịch sử để tìm giúp không?
Không nên với cả tệp. Làm vậy là chuyển toàn bộ chuyện riêng sang thêm một nhà cung cấp. Dùng chức năng tìm chữ của trình duyệt trên bản trang xem là đủ; nếu cần AI xử lý, chỉ chép đúng đoạn cần và che thông tin trước.
Nghỉ việc có được tải lịch sử trong tài khoản AI của công ty mang theo không?
Dữ liệu trong tài khoản do công ty cấp thường thuộc về công ty, nên tự tải về mang theo có thể vi phạm quy định nội bộ. Hỏi bộ phận quản trị hoặc người quản lý trước. Những gì thuộc về cá nhân bạn nên được tách sang tài khoản riêng từ đầu.