Những câu lệnh đã cho kết quả tốt nên được lưu lại thành mẫu có chỗ trống để điền, như một cuốn sổ câu hỏi riêng; lần sau bạn chỉ cần chép, thay vài chi tiết và gửi. Cách làm đơn giản nhất là một ghi chú trên điện thoại, mỗi mẫu có tên dễ tìm, phần cố định viết sẵn, phần thay đổi đặt trong ngoặc vuông.
Người dùng AI lâu năm ít khi gõ câu lệnh từ đầu cho những việc lặp lại. Họ có sẵn bộ mẫu cho việc trả lời khách, lên thực đơn tuần, viết thông báo, tóm tắt cuộc họp. Bài này hướng dẫn chọn câu lệnh nào đáng lưu, cách biến câu lệnh thành mẫu, sắp xếp sổ mẫu cho dễ tìm, giữ sổ luôn cập nhật, và những điều cần cẩn thận khi chia sẻ mẫu cho người khác.
Câu lệnh nào đáng lưu lại
Không phải câu lệnh nào cũng cần lưu. Câu hỏi tra cứu một lần như hỏi nghĩa một từ hay đổi đơn vị thì gõ nhanh hơn tìm trong sổ. Câu lệnh đáng lưu là câu lệnh thoả ba điều: bạn dùng cho một việc lặp lại, ít nhất vài lần mỗi tháng; nó đã qua vài lượt góp ý và giờ cho kết quả ổn ngay lần đầu; và nó có phần cố định đủ dài để việc gõ lại tốn công.
Ví dụ điển hình là những việc sau. Chủ một tiệm bánh nhỏ trả lời khách hỏi về đặt bánh sinh nhật mỗi ngày vài lần. Một giáo viên viết nhận xét gửi phụ huynh mỗi tháng. Một người nội trợ lên thực đơn mỗi tuần theo những gì còn trong tủ lạnh. Một nhân viên văn phòng tóm tắt biên bản họp mỗi thứ Hai. Mỗi việc đều có phần cố định như giọng văn, độ dài, hình thức, giới hạn, và phần thay đổi như tên món, nội dung họp.
Dấu hiệu dễ nhận nhất: khi bạn thấy mình đang gõ lại gần như y hệt một câu lệnh đã gõ tuần trước, hoặc phải kéo lên tìm cuộc trò chuyện cũ để chép, đó là lúc nên lưu nó thành mẫu.
Biến một câu lệnh tốt thành mẫu
Câu lệnh tốt nhất thường là phiên bản cuối sau vài lượt góp ý, không phải câu lệnh đầu tiên. Cách biến nó thành mẫu như sau.
- Gộp các góp ý vào câu lệnh gốc: nếu bạn đã phải góp ý "ngắn lại", "bớt trang trọng", hãy đưa những yêu cầu đó vào câu lệnh. Bạn có thể nhờ chính AI làm việc này: "Viết lại câu lệnh ban đầu của mình, gộp tất cả các góp ý ở trên, để lần sau dùng một lần là ra kết quả như bản cuối."
- Tách phần cố định và phần thay đổi: phần cố định là giọng văn, độ dài, hình thức, giới hạn. Phần thay đổi là tên, ngày, nội dung cụ thể của từng lần.
- Đặt chỗ trống trong ngoặc vuông: ví dụ [tên món], [ngày giao], [điều khách hỏi]. Ngoặc vuông dễ thấy và khó nhầm với nội dung.
- Bỏ hết thông tin riêng của lần dùng cũ: tên khách, số điện thoại, địa chỉ, giá đã báo. Mẫu không nên chứa thông tin của bất kỳ ai.
- Thử lại mẫu với một trường hợp mới: điền vào chỗ trống và gửi trong cuộc trò chuyện mới. Nếu kết quả tốt ngay, mẫu đã sẵn sàng; nếu chưa, chỉnh thêm.
Ví dụ giả định một mẫu của tiệm bánh: "Viết tin trả lời khách hỏi đặt bánh sinh nhật, ba đến bốn câu, xưng tiệm, gọi anh chị, thân thiện. Khách hỏi: [điều khách hỏi]. Thông tin cần báo: [mẫu bánh, kích cỡ, thời gian cần đặt trước]. Kết bằng câu hỏi khách muốn nhận bánh lúc nào. Không hứa giảm giá, không báo giá nếu thông tin cần báo không có giá."
Sắp xếp sổ mẫu cho dễ tìm
Một nơi duy nhất. Chọn một ứng dụng ghi chú bạn hay mở nhất trên điện thoại và giữ toàn bộ mẫu ở đó. Mẫu rải rác ở ghi chú, tin nhắn tự gửi cho mình, ảnh chụp màn hình thì lúc cần không ai tìm ra.
Đặt tên theo việc, bắt đầu bằng động từ. "Trả lời khách hỏi đặt bánh", "Lên thực đơn tuần theo tủ lạnh", "Tóm tắt biên bản họp thứ Hai". Tên như vậy giúp bạn tìm bằng chức năng tìm kiếm của ứng dụng ghi chú chỉ với một hai từ.
Nhóm theo lĩnh vực khi sổ dài. Khi có hơn mười mẫu, chia nhóm như công việc, gia đình, học tập, bán hàng. Mỗi nhóm một ghi chú hoặc một thư mục.
Ghi kèm một dòng lưu ý. Dưới mỗi mẫu, ghi một dòng như "kết quả hay quên câu kết, nhớ kiểm" hoặc "dùng tốt nhất khi dán kèm tin nhắn của khách". Lưu ý này giúp bạn và người khác dùng mẫu đúng cách.
Đặt mẫu hay dùng nhất ở đầu. Ba bốn mẫu bạn dùng hằng ngày nên nằm ở đầu ghi chú hoặc được ghim, để mở ra là thấy ngay mà không cần tìm.
Một vài mẫu khởi đầu cho việc hằng ngày
Bảng dưới là vài mẫu khởi đầu dạng ví dụ giả định để bạn sửa thành của mình. Phần trong ngoặc vuông là chỗ điền mỗi lần dùng.
| Việc | Mẫu câu lệnh |
|---|---|
| Lên thực đơn | Gợi ý thực đơn [số ngày] ngày cho [số người] người, có [trẻ nhỏ, người lớn tuổi...]. Dùng chủ yếu: [nguyên liệu có sẵn]. Mỗi bữa nấu dưới [số phút] phút. Trình bày bảng: ngày, món chính, món rau, món canh. Cuối bảng liệt kê đồ cần mua thêm. |
| Viết thông báo nhóm | Viết thông báo [số dòng] dòng cho nhóm [tên nhóm chung chung, ví dụ phụ huynh lớp]. Nội dung: [việc cần thông báo]. Thời gian và việc cần làm ở hai dòng đầu. Giọng lịch sự, thân thiện, không biểu tượng cảm xúc. |
| Tóm tắt nội dung dài | Tóm tắt nội dung dưới đây trong [số] gạch đầu dòng, mỗi dòng không quá hai mươi chữ, giữ nguyên mọi con số và ngày tháng. Cuối cùng liệt kê việc cần làm, ai làm, hạn khi nào nếu có. Nội dung: [dán nội dung đã che thông tin riêng]. |
| Giải thích khái niệm | Giải thích [khái niệm] cho [người đọc, ví dụ học sinh lớp bảy] trong [số] câu, dùng một ví dụ đời thường, không dùng thuật ngữ khó. Sau đó cho hai câu hỏi ngắn để kiểm tra đã hiểu chưa. |
| Sửa tin nhắn trước khi gửi | Sửa tin nhắn dưới đây cho [lịch sự hơn, ngắn hơn...], giữ nguyên ý và mọi chi tiết thời gian, người nhận là [quan hệ]. Chỉ đưa bản đã sửa. Tin nhắn: [dán tin nhắn]. |
Các mẫu trên cố ý không có tên người hay số liệu thật. Khi điền chỗ trống, bạn vẫn giữ nguyên tắc đó: mô tả chung là đủ, thông tin định danh tự điền vào bản gửi đi sau cùng.
Ví dụ giả định: sổ mẫu của một nhân viên hành chính
Chị Lan, một nhân viên hành chính ở một công ty nhỏ tại Đồng Nai, dùng chatbot vài lần mỗi ngày. Sau hai tháng, sổ mẫu của chị có bảy mục: soạn thông báo nghỉ lễ, nhắc nộp giấy tờ, tóm tắt biên bản họp thứ Hai, trả lời thư hỏi lịch hẹn của đối tác, soạn thư cảm ơn sau buổi làm việc, viết lời chúc sinh nhật đồng nghiệp, và lập danh sách việc chuẩn bị cho chuyến đi tham quan của công ty. Ba mục đầu được ghim lên đầu vì dùng hằng tuần.
Mỗi mẫu có một dòng lưu ý riêng do chị tự rút ra. Mẫu tóm tắt biên bản ghi "luôn so ngày hạn trong bản tóm tắt với biên bản gốc, AI từng ghi nhầm thứ". Mẫu thông báo nghỉ lễ ghi "lịch nghỉ phải lấy từ thông báo chính thức của công ty, không để AI tự điền". Mẫu trả lời đối tác ghi "không dán tên và số điện thoại của đối tác, chỉ dán nội dung câu hỏi". Những dòng này chính là kinh nghiệm của chị được đóng gói lại.
Khi có bạn mới vào làm, chị gửi bản sao sổ mẫu sau khi rà lại một lượt. Bạn mới không cần học cách hỏi AI từ đầu, nhưng vẫn được dặn rằng mọi kết quả phải đọc lại trước khi gửi đi. Sổ mẫu không làm thay phần suy nghĩ, chỉ giúp phần soạn thảo lặp lại nhanh và đều tay hơn.
Giữ sổ mẫu luôn cập nhật
Sổ mẫu không phải viết một lần rồi dùng mãi. Chatbot được cập nhật thường xuyên, cách nó phản hồi với cùng một câu lệnh có thể thay đổi sau mỗi phiên bản. Một mẫu từng cho kết quả ngắn gọn có thể bắt đầu trả lời dài hơn, hoặc một yêu cầu về hình thức không còn được làm đúng. Khi thấy một mẫu cho kết quả kém đi, đừng vội cho là mình dùng sai; có thể chỉ cần chỉnh một hai dòng.
Một thói quen tốt: mỗi lần dùng mẫu mà phải góp ý thêm, bạn tự hỏi góp ý đó có nên đưa vào mẫu không. Nếu bạn góp ý giống nhau hai ba lần, đó là dòng cần thêm. Ngược lại, những dòng trong mẫu không còn tác dụng, hoặc thuộc về một hoàn cảnh cũ như khuyến mãi đã hết, thì nên xoá cho mẫu gọn.
Vài tháng một lần, bạn lướt qua cả sổ. Mẫu nào lâu không dùng thì xoá hoặc chuyển vào nhóm lưu trữ. Mẫu nào dùng nhiều thì xem có thể tách thành phiên bản ngắn và phiên bản đầy đủ không. Cuốn sổ gọn và đúng với nhu cầu hiện tại có ích hơn một cuốn sổ dài mà phần lớn đã lỗi thời.
Chia sẻ mẫu cho người khác: những điều cần cẩn thận
Sổ mẫu rất đáng chia sẻ: đồng nghiệp mới trong cửa hàng có thể trả lời khách đúng giọng ngay từ ngày đầu, người trong nhà có thể lên thực đơn mà không phải hỏi bạn. Trước khi chia sẻ, bạn rà lại từng mẫu để chắc chắn không còn sót thông tin của khách, của nhân viên hay chi tiết kinh doanh nội bộ như giá vốn, chiết khấu riêng. Những thứ này hay sót lại trong phần ví dụ hoặc dòng lưu ý.
Khi chia sẻ, kèm theo lời dặn ngắn: mẫu chỉ là bản nháp, kết quả AI đưa ra luôn cần đọc lại trước khi gửi, những chi tiết như giá, giờ, chính sách đổi trả phải theo thông tin mới nhất của cửa hàng chứ không theo những gì AI viết. Người mới dùng AI thường tin kết quả hơn mức nên tin, nhất là khi kết quả được tạo từ một mẫu "đã được duyệt".
Còn với mẫu câu lệnh bạn nhận từ người khác hoặc thấy trên mạng, hãy đọc kỹ trước khi dùng. Một số mẫu lan truyền tự xưng giúp "mở khoá" chatbot hay vượt giới hạn; những mẫu đó thường vi phạm điều khoản sử dụng và không mang lại câu trả lời đáng tin hơn. Mẫu tốt là mẫu nói rõ việc, hoàn cảnh, hình thức và giới hạn, như những gì bạn đã tự xây trong sổ của mình.
Câu hỏi thường gặp
Nên lưu câu lệnh mẫu ở đâu cho tiện?
Một ứng dụng ghi chú trên điện thoại mà bạn hay mở là đủ, miễn là tất cả mẫu ở cùng một nơi. Đặt tên mẫu theo việc, bắt đầu bằng động từ để dễ tìm bằng chức năng tìm kiếm. Một số chatbot cũng có chỗ lưu hướng dẫn riêng, nhưng ghi chú dùng được cho mọi công cụ.
Có nên nhờ AI viết câu lệnh mẫu giúp mình không?
Có. Sau khi đã góp ý vài lượt và hài lòng với kết quả, bạn nhờ AI viết lại câu lệnh ban đầu, gộp mọi góp ý, để lần sau dùng một lần là được. Bạn đọc lại câu lệnh đó, đặt chỗ trống trong ngoặc vuông và thử với một trường hợp mới trước khi lưu.
Mẫu câu lệnh dùng được cho nhiều chatbot khác nhau không?
Phần lớn là được, vì mẫu chỉ là cách diễn đạt yêu cầu bằng lời. Tuy nhiên mỗi chatbot phản hồi hơi khác nhau, có cái viết dài hơn, có cái làm bảng khác hơn. Khi chuyển sang công cụ khác, bạn thử lại mẫu một lần và chỉnh vài dòng nếu cần.
Mẫu từng dùng tốt giờ cho kết quả kém đi là vì sao?
Chatbot được cập nhật thường xuyên nên cách nó phản hồi với cùng câu lệnh có thể đổi. Bạn xem kết quả lệch ở điểm nào, thêm một dòng yêu cầu rõ hơn về điểm đó vào mẫu, rồi thử lại. Thường chỉ cần chỉnh nhẹ là mẫu dùng tốt trở lại.
Có nên dùng các mẫu câu lệnh mở khoá chatbot lan truyền trên mạng không?
Không nên. Những mẫu tự xưng giúp vượt giới hạn hay mở khoá chatbot thường vi phạm điều khoản sử dụng, có thể khiến tài khoản bị hạn chế, và không làm câu trả lời đáng tin hơn. Mẫu tốt là mẫu nói rõ việc cần làm, hoàn cảnh, hình thức và giới hạn của bạn.
Chia sẻ sổ câu lệnh cho nhân viên cần lưu ý gì?
Rà kỹ để không còn sót thông tin khách hàng, nhân viên hay số liệu nội bộ trong mẫu và dòng lưu ý. Dặn nhân viên rằng kết quả AI chỉ là bản nháp, phải đọc lại trước khi gửi, và mọi chi tiết như giá, giờ, chính sách phải theo thông tin mới nhất của cửa hàng.